Кадрові папери – одна з найважливіших сфер документообігу підприємства. Саме від збереження особистих справ залежить достовірність даних про стажі роботи співробітників. Будь-яка ревізія або знищення кадрових документів повинні проводитися вкрай обережно, адже не можна просто так знищити свідоцтво трудового стажу працівника. Більш того, дані дії чітко регламентуються законодавством.

Що таке документи з особового складу?

Кадровими документами (по особовому складу) законодавство називає такі папери, які відображають трудові відносини працівника і роботодавця. До таких документів належать:

  • накази по кадрах;
  • штатні розписи;
  • особисті справи;
  • відомості по нарахуванню зарплати;
  • трудові договори;
  • посадові інструкції;
  • інші документи.

Повний список таких документів є «Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням строків зберігання» (від 6 жовтня 2000 р.).

Зберігання та знищення документів

Більша частина документів по особовому складу повинен зберігатися протягом 75 років після звільнення працівника. Проте частина документів може бути знищена раніше цього терміну. Як розділити документи по термінами зберігання і не залишати на десятки років непотрібне? Можна організувати архів на підприємстві. Окреме приміщення, спеціальна меблі і кілька співробітників, які орієнтуються в документах і терміни їх зберігання. Кілька витратний для організації спосіб.

Позаофісне зберігання

Цей спосіб менш витратний. Підприємство викликає фахівців, які розсортовують документи за ступенем важливості та строків зберігання і відвозять їх у спеціально обладнане приміщення. Після закінчення терміну зберігання архів знищення документів списується і знищується в присутності представників замовника.

Позаофісне зберігання і знищення документів дозволяє підприємству економити на обладнанні та працівників архіву, а також полегшує контроль за термінами зберігання кадрових та бухгалтерських документів.